NotebookLMとChatGPT、どっちを使う？提案書・議事録づくりで試して分かった使い分け

営業・企画部の吉田です！
前回の記事では、GoogleのAIツール「NotebookLM」を使ってみたら、私の『資料迷子』がだいぶラクになった、という話を書きました。今回はその続きです。
AIツールを業務に取り入れる機会が増え、「NotebookLM」や「ChatGPT」を使って資料作成や議事録作成を効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。実際、NotebookLMは資料を読み込ませて内容を整理したり、必要な情報を探したりするのに便利なツールです。一方で、議事録をきれいにまとめたり、提案書として読みやすい文章に整えたりする作業では、ChatGPTの方が使いやすいと感じる場面もあります。

今回は、提案書づくりや議事録作成など、実際の業務で使うことを想定しながら、NotebookLMとChatGPTの使い分けについて整理してみました。

 1.NotebookLMは「資料を読む・探す」ことに強い

NotebookLMは、PDFやWebページ、Googleドキュメント、YouTube、音声ファイルなどの資料を読み込ませ、その内容について質問できるAIツールです。たとえば、次のような使い方ができます。

• 長いPDF資料の要点を確認する
• 複数の参考資料から共通点を探す
• 公募要領の中から評価基準に関係する部分を抜き出す
• 会議資料の中から決定事項や確認事項を探す
• 参考記事を読み込ませて、ブログの材料を整理する

特に便利なのは、「この情報はどこに書いてあったのか」を確認しやすい点です。

提案書を作成する際には、根拠となる資料を確認する作業が意外と多くあります。たとえば、補助事業や行政向け提案では、公募要領・仕様書・過去資料・統計資料などを何度も見返す必要があります。
こうした場面でNotebookLMを使うと、資料の中から該当箇所を探しやすくなります。

ただし、NotebookLMだけで「完成形」まで作るのは難しい場面もありました。

議事録は、単に話した内容を短くまとめればよいわけではありません。

• 何が決まったのか
• 誰が対応するのか
• 次回までに何を確認するのか
• まだ未決定のことは何か
• 社外に共有して問題ない表現になっているか

こうした整理が必要です。

このような「読みやすく整える」「相手に伝わる形にする」「業務文書として自然にする」作業は、NotebookLMよりChatGPTの方が向いていると感じました。

2.ChatGPTは「文章を作る・整える」ことに強い

ChatGPTは、読み込ませた情報や入力したメモをもとに、文章を作成したり、構成を整えたりする作業に向いています。

たとえば、次のような作業です。

• 議事録を作成する
• 提案書の構成を考える
• プレゼン原稿を作る
• クライアント向けのメール文を整える
• 報告書のベース作成する
• やわらかい表現・丁寧な表現に言い換える

特に実務では、「資料の内容をそのまま要約する」だけではなく、「相手にどう伝えるか」が重要になります。たとえば同じ内容でも、社内共有用、クライアント提出用、行政向け提案書、ブログ記事では、書き方が変わります。このように、目的や読み手に合わせて文章を調整する作業は、ChatGPTの得意分野です。

3.提案書づくりでの使い分け

NotebookLMで行うこと

• 公募要領や仕様書を読み込ませる
• 評価基準に関係する箇所を探す
• 過去資料や参考資料から使えそうな要素を整理する
• 複数資料の中から共通するキーワードを拾う
• 根拠となる情報を確認する

ChatGPTで行うこと

• 提案書全体の構成を作る
• 評価基準に沿って見出しを整理する
• 読み手に伝わりやすい文章にする
• 企画の強みを言語化する
• プレゼン原稿のベースに展開する

つまり、NotebookLMで「材料を探す」、ChatGPTで「提案書として組み立てる」という使い方です。

プロンプト例
NotebookLMでは、次のように質問します。
「この公募要領の中から、提案書で重視すべき評価項目を抜き出してください」
「仕様書の中で、体制・安全管理・情報管理に関係する箇所を整理してください」
「この参考資料から、今回の提案に活かせそうなポイントを5つ挙げてください」
その後、ChatGPTでは次のように依頼します。
「以下の評価基準と企画内容をもとに、提案書の構成案を作成してください」
「行政向け提案書として、説得力のある文章に整えてください」
「20分のプレゼン原稿として、自然な話し言葉にしてください」
このように段階を分けることで、それぞれのツールの強みを活かしやすくなります。

4. 議事録づくりでの使い分け

NotebookLMで行うこと

• 音声ファイルや文字起こしを読み込ませる
• 話題ごとに内容を整理する
• 発言の中から決定事項らしき内容を探す
• ToDoや確認事項の候補を抜き出す

ChatGPTで行うこと

• 議事録として読みやすく整える
• 決定事項・未決事項・ToDoに分類する
• 社外共有用の丁寧な表現にする
• 長すぎる内容を要点だけにまとめる
• メール添付用の文章に整える

特に議事録は、あとから関係者が見返したときに「何をすればいいのか」が分かることが大切です。そのため、単なる要約ではなく、実務で使える形に整える必要があります。

プロンプト例
NotebookLMでは、次のように使います。
「この文字起こしから、決定事項・未決事項・ToDoを抜き出してください」
「会議の中で、次回までに確認が必要な内容を整理してください」
「話題ごとに内容を分類してください」
ChatGPTでは、次のように依頼します。
「以下の内容を、社外共有できる議事録に整えてください」
「決定事項・確認事項・ToDoが分かるように整理してください」
「やや口語的な内容を、ビジネス文書として自然な表現にしてください」

5.実務でおすすめの使い分け

実際の業務では、次のように考えると分かりやすいです。

作業内容	向いているツール
社内規定やマニュアルの自動回答	NotebookLM
資料の中から該当箇所を探す	NotebookLM
根拠や引用元を確認する	NotebookLM
議事録を読みやすく整える	ChatGPT
提案書の構成を作る	ChatGPT
クライアント向け文章にする	ChatGPT
提案資料の原稿を作る	ChatGPT

NotebookLMは「資料確認アシスタント」、ChatGPTは「文章作成アシスタント」と考えると、かなり使い分けしやすくなります。