スプレッドシート × ToDo連携で、私の【抜け漏れ防止】がだいぶラクになった話

イベントごとに、やること・期限・メモが散らばりがちで、頭の中だけで整理しようとすると、どうしても抜けが出てしまう。「今日はこれとこれをやらなきゃいけなかったのに…！」と気づくのが夜、なんてこともありました。そこで、スプレッドシートに一覧でまとめて、ボタンを押すとToDoリスト(Googleタスク)に自動登録される仕組みをつくりました。
これが想像以上にラクで、自分が助かるだけじゃなくて、チームのタスク共有にも便利かも！ということで、詳しく説明したいと思います！

1.スプレッドシートに記載した内容を自分の「Google Tasks（Googleタスク）」に自動追加する方法

今回は、チームを想定して1つのスプレッドシートからそれぞれのtodoリストに反映させる方法です。
①スプレッドシートを準備する。
私の場合は、A列＝案件名、B列＝担当者の名前、C列＝Todoの期限、D列＝Todo書き出し済みの✓、E列＝Todoの内容、F列＝具体的仕様‥‥など必要な情報を記入できるように準備しました。

②Googleの「タスク」に任意のタスクリストを作成する。
私は、自分の「タスク」に【スタッフAのタスクリスト】を作成しました。
(※スタッフA＝私、スタッフBをチームメンバーと考えます)

③　①で作成したスプレッドシートに下記スクリプトを設置する。
スプレッドシートの「拡張機能」⇒「Apps Script」内のコード.gsに張り付ける。
タイトルは任意に変更し(変更しなくてもOK)、90行目の「スタッフAのタスクリスト」を②のGoogleタスクで作成したリストの名前に変更する。
※今回は「スタッフAのタスクリスト」として作成しているので変更せず進めます。

/**
 *Google Tasksに追加する
 */
function AddToDoList() {
  // ToDoリストのIDを取得する（スタッフA用、スタッフB用で分ける）
  const staffAId = getTasksIdForstaffA(); // スタッフAのタスクID
  const staffBId = getTasksIdForstaffB();  // スタッフBのタスクID
  // 読み取り範囲（表の始まり行と終わり列）
  const topRow = 2;
  const lastCol = 6;
  const statusCellCol = 4;
  // 予定の一覧バッファ内の列(0始まり)
  const statusNum = 3;
  const dayNum = 2;
  const titleNum = 4;
  const descriptionNum = 5;
  const assigneeNum = 1;  // B列は担当者（スタッフAまたはスタッフB）
  // シートを取得
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  // 予定の最終行を取得
  let lastRow = sheet.getLastRow();
  // 予定の一覧をバッファに取得
  const contents = sheet.getRange(topRow, 1, sheet.getLastRow(), lastCol).getValues();
  // 順に予定を作成
  for (let i = 0; i <= lastRow - topRow; i++) {
    try {
      // 「済」の場合は無視する
      if (contents[i][statusNum] === "✓") {
        continue;
      }
      // 担当者を取得
      let assignee = contents[i][assigneeNum];
      // 担当者によってタスクを分ける
      let taskId = null;
      if (assignee === "スタッフA") {
        taskId = staffAId;  // スタッフAのタスクリスト
      } else if (assignee === "スタッフB") {
        taskId = staffBId;   // スタッフBのタスクリスト
      } else {
        continue; // 担当者が「スタッフA」または「スタッフB」でない場合はスキップ
      }
      // タスクの値をセット 日時はフォーマットして保持
      let day = contents[i][dayNum];
      let title = contents[i][titleNum];
      let notes = contents[i][descriptionNum];
      console.log(day + " " + contents[i][titleNum]);
      const dueStr = Utilities.formatDate(contents[i][dayNum], "Asia/Tokyo", "yyyy-MM-dd");
      const task = {
        title: title,
        notes: notes,
        due: dueStr + "T00:00:00.000Z"
      };
      // タスクを追加
      Tasks.Tasks.insert(task, taskId);
      // 予定が作成されたら「済」にする
      sheet.getRange(topRow + i, statusCellCol).setValue("✓");
      // エラーの場合ログ出力する
    } catch (e) {
      Logger.log(e);
    }
  }
  // 完了通知
  Browser.msgBox("ToDoリストに追加しました。");
}
/**
 * スタッフAのタスクリストIDを取得する
 */
function getTasksIdForstaffA() {
  const myTaskLists = Tasks.Tasklists.list();
  for (let i = 0; i < myTaskLists.items.length; i++) {
    if (myTaskLists.items[i].title === "スタッフAのタスクリスト") {
      return myTaskLists.items[i].id;
    }
  }
  Logger.log("staffAのタスクリストが見つかりません");
  return null;
}
/**
 * スタッフBのタスクリストIDを取得する
 */
function getTasksIdForstaffB() {
  const myTaskLists = Tasks.Tasklists.list();
  for (let i = 0; i < myTaskLists.items.length; i++) {
    if (myTaskLists.items[i].title === "スタッフBのタスクリスト") {
      return myTaskLists.items[i].id;
    }
  }
  Logger.log("スタッフBのタスクリストが見つかりません");
  return null;
}

④Apps ScriptにAPIを追加する。
「サービス」の＋ボタン⇒「Google Tasks API」を選択し、「追加」
「保存」⇒「実行」を選択

⑤承認・アクセス許可
「承認が必要です」のポップアップから「権限を確認」を選択し、自分のアカウントを選択する。
アカウントへのアクセスを求められるので、「続行」を選択。

⑥実行するためのボタンを設置する
　スプレッドシートに戻り、「挿入」⇒「図形描画」を選択し、ボタン用の図形を作る
サイズを整えて設置したい場所へ移動
「設定マーク」から「スクリプトの割り当て」を選択し、「AddToDoList」と入力する。
⑥実行する

⑦作成した「実行ボタン」をクリック！
　最後に「実行ボタン」をクリックし、自分のGoogleタスクに書き出しが完了すれば、スプレッドシートのD列に✓マークがつき、完了です。

2. 便利なのはこれだけじゃない。スプレッドシートには伸びしろが多い!
スプレッドシートは、実はまだまだ便利の宝庫です。

1.  フィルタビュー
   自分だけのフィルタや並べ替えができる。
   他の人の作業を邪魔しないのが最高。
2.  コメント機能
   「ここ直して」「ここ確認して」など、口頭で伝えるより100倍ラク。
3.  バージョン履歴
   間違えて消しても戻せる。
   イベント資料で命を救われたこと多数。
   誰がいつどこを変更したかが目視できる。

 スターで【よく使う資料だけ上に表示】
探す時間をぐっと短縮できる。

3.注意点！Officeファイルをそのまま編集するのは危険！

Driveに置いたExcelやWordはウェブ上でスプレッドシートと同じように編集できますが、そのまま開いて編集すると、保存されないことがあります。

• 自動保存が効かない
• 同時編集に弱い
• 更新履歴が残らない
  

スペースワンでは、社内用は極力 Google形式（スプレッドシート・ドキュメント）に変換するように徹底しています。これだけでトラブルがかなり減りました。

4.ルールがあると、もっと使いやすくなる

スプレッドシートは自由度が高い反面、ルールがないとすぐに散らかります。(これは、GoogleDriveに限らず、共有サーバなどでも一緒ですね)

• ァイル名のルール
• フォルダの構造
• Google形式 / Office形式の使い分け
• ローカル保存の禁止

少しずつ整えていくことで、みんなが同じ景色で仕事ができるようになります。

まとめ
今回のToDo連携は、特別な目的があったわけではなく、「忘れないために、自分の仕事をラクにしたい」という理由だけでつくったものです。
でも、そういう 【自分のための工夫】が一番続くし、一番役に立つんだなと感じています。
ToDo連携が出来たことで、カレンダーにも表示されるし、スマートフォンからもチェックできるようになりました。
これからも、「こうしたらもっとラクになるかも」という小さな改善を見つけたら、また紹介します！