『どうですか？』だけでは伝わらない？仕事をスムーズにする質問力」

営業・企画部の吉田です！
仕事を進める中で、「確認したはずなのに、必要な情報がそろわなかった」「相手から思っていた回答が返ってこなかった」という経験はないでしょうか。
その原因は、相手の説明不足だけではなく、こちらの質問の仕方にあるかもしれません。実は、私も元々相手の意図を汲み取る事が苦手でした・・・。
仕事における質問は、単に分からないことを聞くためのものではありません。認識のずれを防ぎ、必要な情報を整理し、次の行動を決めるための大切なコミュニケーションです。
今回は、仕事をスムーズに進めるために意識したい「質問力」について、すぐに実践できるポイントをご紹介します。

1.質問する前に「何を知りたいのか」を整理する

質問をするときは、まず自分が何を知りたいのかを整理することが大切です。
目的が曖昧なまま質問すると、相手から詳しい回答をもらっても、結局何を判断すればよいのか分からなくなってしまいます。

例えば、制作物について確認したい場合でも、次のように目的によって質問内容は変わります。

• デザインの方向性を決めたい
• 掲載する情報を確定したい
• 修正箇所を確認したい
• 納期に問題がないか確認したい

「この件についてどう思いますか？」と広く聞くよりも、「デザインの方向性を決めるために、どちらの案がよいか確認したい」と目的を明確にした方が、相手も回答しやすくなります。

2.「どうですか？」だけで終わらせない

「こちらの案はいかがでしょうか」「内容に問題はありませんか」といった質問は、ビジネスの場面でよく使われます。しかし、質問の範囲が広すぎると、相手はどの部分を確認すればよいのか迷ってしまいます。その結果、「問題ありません」「お任せします」といった短い回答だけで終わることもあります。

例えば、ポスター案について意見を聞く場合は、次のように具体的にします。
「現在の案は商品数が多く、少しカタログのような印象があります。メイン商品を大きく見せる方向と、商品数を維持して余白を増やす方向では、どちらがよいでしょうか」

このように、現在の状況や気になっている点を伝えたうえで質問すると、相手も判断しやすくなります。

3.自分の認識を添えて確認する

仕事では、聞いた内容をそのまま受け取るだけでなく、自分の理解が合っているかを確認することも重要です。例えば、打ち合わせの最後に、「今回の内容は、今週中に原稿を確定し、来週から制作を開始するという認識でよろしいでしょうか」と確認することで、スケジュールの行き違いを防ぐことができます。

「分かりました」と返事をするだけでは、お互いが別の内容を想像している可能性もあります。数字、日時、数量、担当者、納品方法など、間違えると影響が大きい情報は、できるだけ具体的に言葉にして確認しましょう。

4. 一度に質問を詰め込みすぎない

メールやチャットで複数の確認事項を送るときは、質問を整理して伝えることが大切です。長い文章の中に質問がいくつも含まれていると、一部だけ回答され、ほかの質問が抜けてしまうことがあります。複数の質問がある場合は、番号を付けて整理すると分かりやすくなります。例として、次のようにまとめます。

1. テーマカラーは「水色」でよろしいでしょうか。
2. 開催時間は10時から16時まででよいでしょうか。
3. 搬入開始時間は何時でしょうか。
4. 当日の担当者名と連絡先をご共有ください。
5. 電源を使用する場合、事前申請は必要でしょうか。

相手が番号ごとに回答できるため、確認漏れを防ぎやすくなります。ただし、一度に大量の質問を送ると、相手の負担が大きくなります。急ぎの確認と、後からでもよい確認を分けることも意識したいポイントです。

5.相手が答えやすい選択肢を示す

質問をするときに、ある程度の選択肢を示すと、回答をもらいやすくなります。

例えば、「打ち合わせはいつがよいですか」と聞くよりも、「打ち合わせは、火曜日の午前または水曜日の午後ではいかがでしょうか」と候補を示した方が、相手は予定を確認して答えやすくなります。

デザインや文章の確認でも同様です。「修正した方がよいですか」ではなく、「タイトルを短くする方法と、文字サイズを小さくして現在の文章を残す方法があります。どちらがよいでしょうか」と聞けば、相手は比較しながら判断できます。

ただし、自分が望む回答へ誘導しすぎないよう注意も必要です。選択肢以外の意見も伝えられるように、「ほかにご希望があればお知らせください」と添えると、より丁寧です。

6.質問と一緒に「自分の考え」を伝える

何でも相手に判断してもらおうとすると、質問ではなく丸投げのように受け取られる場合があります。質問をするときは、自分なりの考えや提案も添えると、話が進みやすくなります。
例えば、「どちらにしますか」だけではなく、「私は、遠くからでも内容が伝わりやすいA案がよいと考えています。今回はA案で進めてよろしいでしょうか」と伝えます。

自分の考えを示すことで、相手は賛成か、修正が必要かを判断しやすくなります。特に、スケジュールが限られている仕事では、「確認」と「提案」をセットにすることで、やり取りの回数を減らせます。

7.質問力は、相手への気配りでもある

質問力というと、話術や交渉術のように感じるかもしれません。しかし、仕事における質問力は、相手が答えやすい状況をつくるための気配りでもあります。相手が何を確認すればよいのか、どの程度詳しく答えればよいのか、いつまでに回答すればよいのか。それらが分かる質問は、相手の負担を減らします。質問をする前に、次の点を確認してみましょう。

• 質問の目的が明確になっているか
• 相手が判断するための情報が入っているか
• 一度に多くの質問を詰め込んでいないか
• 日時や数量などを具体的に確認しているか
• 自分の考えや選択肢を示しているか

質問の仕方を少し変えるだけで、確認の往復が減り、認識のずれも起こりにくくなります。