営業・企画部の吉田です！
以前、会社ブログで「スプレッドシート × ToDo連携で、私の【抜け漏れ防止】がだいぶラクになった話」という記事を書いたところ、ありがたいことに多くの方に読んでいただきました。
その時に感じたのは、やはり皆さん、日々の業務の中で「忘れないようにしたい」「探す時間を減らしたい」「できるだけ効率よく進めたい」という思いを持っているのだな、ということです。そして今回、私の中で新たに『だいぶラクになった！』と感じているのが、GoogleのAIツール「NotebookLM」です。
今回は、スプレッドシートの次に私が活用し始めた、NotebookLMによる【資料迷子防止】についてご紹介します。
1.資料はあるのに、必要な情報がすぐ出てこない問題
日々の仕事をしていると、資料はどんどん増えていきます。
提案書、仕様書、議事録、アンケート結果、過去の実績資料、参考サイト、画像素材、メールで送られてきたPDFなど……。
「どこかで見たはず」
「たしか資料の中に書いてあったはず」
「前にも似たような内容を整理した気がする」
そう思いながら、フォルダを開いたり、過去のメールを探したり、資料を何度も読み返したりすることがあります。もちろん、きちんと整理しておくことが一番大切です。ただ、実際の業務では複数の案件が同時に動いていたり、短い時間で内容を確認しなければならなかったりする場面も少なくありません。
そんな時に、「資料を読む前の整理」や「必要な情報を探す作業」を助けてくれる存在として、NotebookLMがとても便利だと感じています。
2.NotebookLMは「自分の資料をもとに考えてくれる」のが便利
NotebookLMの良いところは、ただ一般的な回答を返してくれるだけではなく、自分が追加した資料をもとに内容を整理してくれるところです。
たとえば、仕様書のPDFや、過去に作成した提案資料、Googleドキュメントの原稿、参考URLなどをNotebookLMに入れておくと、その資料の内容をもとに質問ができます。
私の場合は、たとえば次のような使い方をしています。
- この仕様書で必ず押さえるべき条件は？
- 提出書類で抜けてはいけないものは？
- このアンケート結果から、参加者の課題を整理すると？
- 提案書に入れるべき要素を、項目ごとにまとめると？
- この内容をもとに構成を考えると、どんな流れが自然？
- 議事録の録音を読み込ませてから、今後やるべきことは？
このように聞くことで、いきなりゼロから考えるのではなく、まず全体像をつかむことができます。
3.提案書づくりの前段階でかなり助かる
特に便利だと感じているのが、提案書づくりの前段階です。
提案書を作る時は、いきなりスライドを作り始めるのではなく、まず仕様書や目的、課題、求められている成果を読み解く必要があります。ただ、仕様書は文章量が多いこともあり、何度も読み返しているうちに、どこが重要なのか分からなくなってしまうこともあります。
そこでNotebookLMに資料を読み込ませて下記のポイントを確認します。
- この業務で重視されているポイントは？
- 事業目的と実施内容を分けて整理して
- クライアント側が重視している観点をまとめて
といった形で確認すると、自分の中で情報が整理しやすくなります。もちろん、出てきた内容をそのまま使うわけではありません。最終的には必ず元資料に戻って確認します。ただ、最初の段階で全体像をつかめるだけでも、かなり作業が進めやすくなります。
4. アンケート結果の整理にも使いやすい
もうひとつ便利だと感じているのが、アンケート結果の整理です。アンケートは、回答数が増えるほどありがたい反面、自由記述や複数回答を読み込むのに時間がかかります。
NotebookLMを使うと、回答内容をもとに、「多く挙がっている課題」や「参加者が求めている支援内容」「勉強会テーマにできそうな内容」「今後のスケジュールに反映できそうな要素」などを整理しやすくなります。
特に、事業者の声やお客様の声は、ただ集計するだけでなく、その後の企画や提案に活かすことが大切です。
もちろんNotebookLMを使うことで、回答を読む作業そのものがなくなるわけではありません。しかし、どこに注目して読めばよいか、どの意見が複数出ているのかを把握しやすくなるため、次のアクションにつなげやすくなります。
5. 「AIに丸投げ」ではなく、「確認すべきところに時間を使う」
AIツールを使う時に気をつけたいのは、何でも丸投げしないことだと思っています。NotebookLMはとても便利ですが、最終的な判断をするのは人です。たとえば、仕様書の条件や提出書類、数字、日付、固有名詞などは、必ず元資料に戻って確認するようにしています。
AIを使う目的は、仕事を雑にすることではありません。むしろ、探す時間や整理する時間を少し減らして、考えるべきところ、確認すべきところ、伝え方を工夫するところに時間を使うべきだと思っています。
まとめ
今回は、私が最近活用しているNotebookLMについてご紹介しました。
NotebookLMを使うことで、提案書づくりの前段階で仕様書の内容を整理したり、アンケート結果から課題を見つけたり、長い資料の全体像をつかんだりする作業がしやすくなりました。もちろん、AIが出した内容をそのまま信じるのではなく、元資料に戻って確認することは欠かせません。特に、数字や日付、条件、固有名詞などは、人の目で確認する必要があります。それでも、資料を探す時間や、どこから手をつけるか迷う時間が減るだけで、仕事の進めやすさは大きく変わります。スプレッドシートが「抜け漏れ防止」に役立ったように、NotebookLMは「資料迷子防止」に役立つツールだと感じています。次回は実践編をお伝えしますのでお楽しみに！